Mobil, einfach, sicher: das Do­ku­ment­en­ma­nage­ment-System von dataglobal

Alle In­for­ma­tionen auf einen Blick: mit unserem Do­ku­menten­man­age­ment-System

Bei Verwendung einer DMS-Software sind Informationen auf einen Blick griffbereit, mühsames Suchen entfällt. Mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem behalten Sie die Übersicht über Ihre schriftlichen Dokumentationen und können diese anhand des nachvollziehbaren Bearbeitungsstatus überprüfen. Das DMS von dataglobal archiviert Ihre Daten rechtssicher. Sie können alle Dateien jederzeit und von jedem Standort aus abrufen.

Digitales Dokumentenmanagement: Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse!

Im digitalen Zeitalter wird eine moderne, digitalisierte Software zur Dokumentenverwaltung benötigt, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, Workflows zu verbessern, Arbeitszeit und Finanzen zu sparen. Automatisieren Sie Ihre Datenprozesse mit unserem DMS.

Führen Sie mithilfe einer modernen Software alle Daten auf einer einzigen Plattform zusammen. Auf diese Weise wird jede Abteilung die jeweils relevanten Informationen schneller finden. E-Mails, Angebote, Rechnungen und Lieferscheine können online angesehen und bearbeitet werden. Digitale Workflows stoßen Sie direkt im DMS an. Durch die Ablage aller Dokumente in digitaler Form ist gewährleistet, dass keine Datei verloren geht. Der aktuellste Bearbeitungsstand jedes Dokuments ist online direkt nachvollziehbar.

Der erste Schritt zum digitalen Arbeits­platz: das richtige Dokumen­ten­manage­ment-System

Ein digitaler Arbeitsplatz ist heute Voraussetzung, um Betriebsabläufe effizienter zu gestalten, beim Personalaufwand und der Archivierung zu sparen und Ausgaben für Papier zu senken.

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in Form einer modernen Software ist der erste Schritt zum digitalen Unternehmen. Bei so einem komplexen Projekt, das die Arbeit der Mitarbeiter verändert, können Sie sich auf professionelle Unterstützung durch Spezialisten wie dataglobal verlassen.

Gestalten Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement System smart

Ihre Angestellten arbeiten im Homeoffice? Ihr Unternehmen verfügt über mehrere Standorte? Die Digitalisierung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Daten müssen schnell und jederzeit verfügbar sein, abteilungsübergreifend bearbeitet und zentral abgespeichert werden können.

Gleichzeitig ist es notwendig, den Überblick über immer größere Datenmengen zu behalten. Nutzen Sie die Vorteile von Datenmanagement. Vermeiden Sie Datensilos, indem Sie Ihren Mitarbeitern uneingeschränkten Zugriff auf die Datenverwaltung ermöglichen. Datensilos können zu Effizienzverlust führen, Arbeitsvorgänge negativ beeinflussen und unnötige Kosten verursachen.

Die Hauptursache mangelhafter Datenverwaltung ist meistens ein ungeeignetes Datenmanagement. In vielen Betrieben werden noch immer eigenen Wege gegangen, um mit Dokumenten und Daten umzugehen. Dies führt in Konsequenz dazu, dass die benötigten Informationen gar nicht oder erst nach langem Suchen gefunden werden.

Mit einem einfach bedienbaren Dokumentenmanagement-System wie dem von dataglobal vereinheitlichen Sie Ihr Datenmanagement. Durch die richtige Speicherung der Daten mithilfe einer effizienten Software sorgen Sie für mehr Übersicht und optimieren Ihre Datenverwaltung. Gestalten Sie die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten sicher und effizient. Vermeiden Sie Sicherheitsrisiken und unnötige Personalkosten. Modernisieren und digitalisieren Sie Ihr Dokumenten-Management.

Bei einer unprofessionell gestalteten Dokumentenverwaltung besteht das Risiko, dass Compliance- und Datenschutz-Anforderungen nicht eingehalten werden. Ungeeignete Prozesse sowie Datensilos machen Vorgänge intransparent. Dateien in verschiedenen Bearbeitungszuständen, Dubletten, unauffindbare Dokumente beeinträchtigen Arbeitsabläufe und verursachen unnötige Kosten.

Der Digital Workplace von dataglobal stellt eine Lösung dar, mit der Sie Herausforderungen im Datenmanagement meistern.

Die Dokumentenarchivierung ist die effizienteste Archivierungsmöglichkeit. Als optimale Ergänzung zum Dokumentenmanagement-System erhalten Sie mit dg archive eine übersichtliche, einfach zu implementierende Lösung.

Di­gi­talisieren Sie Ihre Ak­ten, damit Sie alle Dokumente auf einen Blick griffbereit haben. Mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nie wieder lange und umständlich nach Informationen suchen müssen.

Optimieren Sie Ihr Work­flow Management, gestalten Sie die Zusammenarbeit, die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten und Dateien smart und digital. Mit einem Dokumentmanagement-System von dataglobal wird Ihre Dokumentenverwaltung einfacher und effizienter. Managen Sie Ihre Arbeitsabläufe zukünftig digital und nutzen Sie die Möglichkeit, unabhängig vom eigenen Standort auf alle Daten zuzugreifen.

Täglich erreichen eine Vielzahl elektronischer Nachrichten das Unternehmen. Die Kommunikation findet heutzutage größtenteils online statt. Um keine wichtigen Mitteilungen zu übersehen oder zu verlieren, sollten E-Mails richtig archiviert werden. Mit einer Kombination aus Daten-Dokumentenmanagement-System und E-Mail Archivierung erreichen Sie, dass keine Nachrichten verloren gehen. Die elektronische Archivierung hilft Ihnen, E-Mails zu ordnen und richtig abzulegen.

Versionierung von Dokumenten bedeutet, jede Änderung an einem Dokument oder einer Datei zu dokumentieren. Dies geschieht dadurch, dass alle Dateien nach dem Ändern im Archiv als aktualisierte Version gespeichert und mit einer Versionsnummer abgelegt werden. Die Versionsverwaltung kommt vor allem bei der Ablage Quelltexten zum Einsatz. Die automatische Versionierung wird aufgrund ihrer Effizienz bei unterschiedlichsten Büroanwendungen genutzt.

Eine revisionssichere Archivierung muss gesetzliche Ansprüche erfüllen, zugleich sicher und effizient sein. Es geht darum, abgelegte Daten vor nachträglichen Abänderungen zu schützen und Manipulationen zu vermeiden. Alle Informationen sollen auffindbar und nachvollziehbar sein, verfälschungssicher und unveränderbar archiviert werden. Die genauen Anforderungen, die an eine revisionssichere Aktenführung und an die Dokumentenverwaltung gestellt werden, sind in der GoBD festgelegt.

Einfache und schnelle Text- und Schlagwortsuche zählt zu den Kriterien für ein gutes Dokumentenmanagement-System. Eine Software mit leistungsfähigen Suchfunktionen hilft, gesuchte Dokument mit wenigen Klicks zu finden. Bei der Schlagwort- und Textsuche wird zwischen einer umfassenden Volltextsuche, gezielter Metadatensuche sowie einer kombinierten Volltext- und Metadatensuche unterschieden.

Die Digitalisierung analoger Unterlagen gehört zu den wesentlichen Aufgaben einer modernen Datenverwaltung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie die Lösung von dataglobal helfen Ihnen beim Digitalisieren, Bearbeiten und Verwalten Ihrer Unterlagen.

dataglobal Integrationsmöglichkeiten

Sie wollen Ihr Dokumenten-Management modernisieren, Workflows verbessern und Arbeitsprozesse optimieren? In Ihrem Unternehmen gibt es aber eine Viel­­zahl unterschiedlichster Anwendungen? Die DMS-Software dataglobal CS ermöglicht Ihnen eine schnelle Daten­­integration. Unabhängig davon, ob Sie bisher Systeme wie Datev, Salesforce, Microsoft 365 oder andere Office-Systeme und Archive genutzt haben, führen Sie mit der DMS-Software dataglobal CS Ihre Informationen und unternehmens­­weiten Daten zusammen. Indem Daten, die im gemeinsamen Business-Kontext stehen, verknüpft werden, erhöhen Sie die Transparenz und wickeln Ihre betrieblichen Prozesse unkomplizierter und schneller ab.

Mithilfe von dataglobal-Schnitt­­stellen werden Dateien unterschiedlichster Applikationen in einem einzigen digitalen Arbeits­­platz zusammengeführt. Integrieren Sie Dokumente und Daten aus Anwendungen wie SharePoint, SAP und E-Mails sowie direkt aus der Cloud und aus den MS Office-Anwendungen von Mitarbeitern und Abteilungen. Mit den dataglobal-Schnitt­stellen und -APIs erhalten Sie einen voll­ständigen Index zur über­­greifenden Informationssuche. Zukünftig haben Sie uneingeschränkt Zugriff auf alle durch externe Systeme gespeicherten Informationen zur Verfügung. Nutzen Sie die KI-gestützte, automatische und inhalts­­bezogene Daten­­klassifizier­ung über die APIs, um sich umständliche Suchprozesse zu ersparen. dataglobal CS bietet Ihnen durch naht­lose Integrationen Ihrer Anwendungen und Systeme eine effiziente Platt­­form.

Mehr über dataglobal CS und die Möglichkeiten, ein effizientes Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen zu nutzen, erfahren Sie bei einem Demotermin!