Realisierung und Optimierung von Compliance-Anforderungen mit dataglobal
Mit unserem digitalen Arbeitsplatz sorgen Sie für Transparenz und Kontrolle in Ihrem Unternehmen
Individuell und rechtssicher in einem: dataglobal CS
Um Ihre Compliance-Richtlinien einzuhalten, ist ein regelkonformes Verhalten im Umgang mit Daten unerlässlich. Mit dem richtigen Compliance-Management System ist die Umsetzung von gesetzlichen Bestimmungen leicht und übersichtlich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie und Ihr gesamtes Unternehmen ganz einfach Verstöße vermeiden und gesetzliche Regelungen einhalten können.
IT-Compliance mit dataglobal einhalten
Automatisierte und sichere Löschung von Daten (defensable delete)
Schnelles und sicheres Finden von Informationen
Schnelle und einfache Reaktion auf rechtlich relevante Regeln
Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit durch optimierte digitale Prozesse
Zugriffsgewährung auf Teilbereiche zur Prüfung
Unterstützung von E-Discovery-Prozessen
Sicherheit, dass Daten den jeweiligen Compliance-Regeln entsprechend aufbewahrt und behandelt werden
Wettbewerbsvorteile durch Gewährleistung kundenspezifischer Anforderungen, wie z. B. Auftragsdatenverarbeitung ADV, Produktionsdatensicherung, Qualitätsdatensicherung etc.
Die Bedeutung von Compliance für Ihr Unternehmen
Was ist unter Compliance zu verstehen?
Beim Thema Compliance geht es vor allem darum, Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Die Umsetzung gelingt durch die Implementierung von gesetzlichen Regelungen und internen Weisungen in alltägliche Geschäftsprozesse. Für jedes Unternehmen ist die Einhaltung der Compliance beim Bearbeiten, Aufbewahren und Löschen von Daten ein Muss. Nur wer die gesetzlichen und internen Richtlinien befolgt, kann Verstöße z. B. gegen die DSGVO vermeiden.
Warum Compliance so wichtig ist?
Es gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht. Bei den Compliance-Zielen geht es nicht nur um die Vermeidung von straf- und zivilrechtlichen Risiken, sondern auch um das konforme Verhalten der Mitarbeiter, denn Verstöße können mit hohen Geld- und Haftstrafen geahndet werden. Zusätzlich stellt eine funktionierendes Compliance Management System einen Wettbewerbsvorteil dar, da viele öffentliche Auftraggeber einen Nachweis von ordentlichem Compliance Management voraussetzen.
Stärken Sie Ihre Compliance-Abteilung mit dem richtigen Compliance-Management
Analyse Ihrer Situation und gemeinsame Definition von Aufbewahrungsmethoden / Regelungen (Policies)
Implementierung individueller Regeln zur Aufbewahrung und Löschung (Information Lifecycle Management / ILM) anhand eines internen Kontrollsystems
Zuweisung der Aufgaben und Methoden zu Daten und Bereichen
Optimierung des bisherigen System bezüglich vorhandener Kontrollmechanismen, Maßnahmen und Richtlinien
Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsberatern
Unterstützung bei der Zertifizierung des gesamten Prozesses
Support bei der Einführung von SAP-ILM
Gewährleistung der Unveränderbarkeit durch ein digitales Fingerabdruck-System
Wie genau hilft dataglobal Ihnen, Ihre Compliance sicherzustellen?
Um Compliance-Risiken in Ihrem Unternehmen gering zu halten, sollten diese rechtzeitig mithilfe unseres Compliance Management Systems identifiziert und behoben werden.
Durch Datenschutz, revisionssichere Archivierung oder das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vermeiden Sie Strafen. Jedoch können die jeweiligen Richtlinien von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen. Wir bei dataglobal achten daher genau auf die von Ihnen benötigten Maßnahmen und passen unsere Software individuell auf Sie an.
Wir bieten Ihnen im Bereich Compliance eine Lösung, die das Managen von Informationen einfach, schnell und sicher gestaltet. Als Teil unseres digitalen Arbeitsplatzes können Sie Ihr Compliance Management im Unternehmen verbessern – und das ganz ohne Mehraufwand. Durch die Digitalisierung der Dokumente und den damit verbundenen Prozessen, können Sie nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert einhalten, sondern auch den Informationszugriff verbessern.
Compliance sichern und mit weiteren Vorteilen von dataglobal profitieren!
Mit unserem Compliance Management System wird Ihr Unternehmen
- die gesetzlichen Regelungen erfüllen,
- sich selbst und seine Mitarbeiter vor Strafdelikten schützen,
- seine Professionalität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren und Banken verbessern,
- Know-How und Wettbewerbsvorteile aufbauen,
- sein Image vor Skandalen schützen,
- Compliance-Risiken früher erkennen und so
- mit Verantwortung präventiv gegen Compliance-Verstöße vorgehen.
Die häufigsten Fragen zu Compliance im Unternehmen
Welche Bedeutung hat Compliance im Konzern?
Neben der Leitungs- und Organisationsverantwortung hat der Vorstand eine bedeutende Compliance-Funktion. Er muss dafür sorgen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter sämtliche Vorschriften einhalten, die das Rechtssubjekt betreffen. Die Geschäftsleitung und der Vorstand genügen nur dann ihrer Leitungsaufgabe, wenn sie mithilfe von Prävention und Überwachung das Unternehmen so organisiert, dass keine derartigen Gesetze verletzt werden. Nach dem Motto „Eltern haften für ihre Kinder” bezieht sich die Verantwortung nicht nur auf die Konzernmutter, sondern auch auf Tochter- und Enkelgesellschaften. Um dabei vor allem international den Überblick zu behalten, ist ein Compliance Management System unerlässlich.
Was sind Compliance-Themen?
Der Begriff Compliance umfasst Bereiche der Korruption, Geldwäsche, Untreue, Betrug und kartellwidrige Absprachen. Compliance-relevante Inhalte beginnen jedoch schon bei Themen wie Datenschutz, revisionssichere Archivierung oder das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Eine Abgrenzung ist nur schwer zu treffen, daher kann man allgemein sagen: Überall wo es um Regeltreue von Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes geht, ist Compliance relevant.
Welche Konsequenzen ziehen Compliance-Verstöße mit sich?
Abgesehen von den entstandenen Imageschäden können immense Bußgeldrisiken oder sogar Haftstrafen folgen. Möglich sind jedoch auch Vermögensabschöpfungen, Steuernachforderungen, Vertragsaufhebungen, Beraterkosten und Schadensersatzforderungen.
Was macht eine Compliance-Abteilung, und wann braucht man einen Compliance-Beauftragten?
Die Bestellung eines Compliance-Beauftragten wird heute als erster Schritt in Richtung eines Compliance Management Systems verstanden und ist ein wichtiger Punkt hinsichtlich verantwortungsvoller Unternehmensführung (Corporate Governance). Compliance Manager oder ganze Compliance-Abteilungen sorgen für die Umsetzung und Kommunikation rechtskonformer Abläufe, um den Code of Conduct zu manifestieren. Nur so kann Corporate Compliance innerhalb des Systems gesichert werden.
Welche Bedeutung hat Compliance für mittelständische Unternehmen?
Das Einhalten von Compliance-Anforderungen erfordert hohen organisatorischen und manuellen Aufwand, weshalb viele Unternehmen zunächst das Risiko in Kauf nehmen. Darüber hinaus werden oft fehlende zeitliche oder finanzielle Ressourcen sowie die zusätzliche Belastung durch eine Compliance-Bürokratie als Gründe genannt. In Compliance zu investieren, zahlt sich aber in jeder Hinsicht aus – zumal sich ein effektives Compliance-Management-System auch mit einem kleinen Budget und angemessenem Aufwand implementieren lässt. Der Nachweis einer entsprechenden Compliance-Kultur vereinfacht zunehmend die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen und kann zu Vorteilen bei der Auftragsvergabe, zum Beispiel im Rahmen von Ausschreibungen, führen.
Mit dem digitalen Arbeitsplatz Risiken minimieren und Compliance sichern
Wir bieten Ihnen im Bereich Compliance eine Lösung, die das Managen von Informationen einfach, schnell und sicher gestaltet. Als Teil unseres digital workplace können Sie Ihr Compliance Management im Unternehmen verbessern – und das ganz ohne Mehraufwand. Durch die Digitalisierung der Dokumente und den damit verbundenen Prozessen, können Sie nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert einhalten, sondern auch den Informationszugriff verbessern.
